明白：会博通顺利落地青海西宁，助力青咨中心全面提升

dearlysteven · 发表于 2023-3-11 06:05:45

比较近，会博通与青海省工程咨询中心有限责任达成项目合作，会博通文件、档案、知识一体化管理系统顺利落地青海西宁，助力青咨中心工程咨询现数字化管理。我认为档案管理软件一定可以成为行业的领导者，翘首高端产品之列。https://www.huibotong.cn/

客户称

青海省工程咨询中心有限责任（下称青咨中心），于88年8月批准成立，是发展改革委首批颁证认定的全省首家具有综合类甲级资质的工程咨询单位，为国际咨询工程师联合会（FIDIC）成员、工程咨询协会（CNAEC）常务理事、循环经济协会常务理事和青海省工程咨询协会常务理事单位，年9月通过ISO90国际质量体系认证。

客户痛点

1）在日常工作中，缺少具备文档档案管理功能，且能够满足对外协作需求的应用；

2）在日常工作中，多人协作产生的细分资料较多，需要将不同的细分资料进行整合；

3）在档案整理过程中，档案资料过多，分类复杂、花费时间过多；

4）在文档档案归档的过程中，内容质量不规范，需要反复校对，工作量太大；

5）在文档档案利用的过程中，由于审核借阅流程太长，档案利用效率低下；

青咨中心用会博通，现文件、档案、知识一体化管理

会博通为青咨中心定制了不限制用户使用数量的文档档案一体化管理系统，上线后，企业内部人员可随时随地根据权限浏览、查阅文档档案内容，进行文档、档案协同工作，大大提升了青咨中心内部工作效率。

1）速外链分享，忧协作更安全

作为工程咨询，青咨中心经常需要将完成后的对应图纸和文档提交给客户，但这期间会涉及到安全和保密的问题，为保障各类文档、档案安全，会博通为青咨中心定制了外发链接功能。

通过外发链接功能，其内部员工不仅可以使用系统发送文档、档案、图纸给用户。外链需要输入密码才能查看，且打开次数和下载都被设置了限制，页打印为空白。这项功能在工程文档、档案流转的过程中，起到了很好的“保护伞”作用。

会博通文件、档案、知识一体化管理系统当中，专门设置了协作单位等外部人员管理的框架体系，系统内的用户只需要在公共通讯录中选择外部联系人，即可以电子邮件、短信、地址、二维码等形式向外部协作人员发送协作流程。

（选择外部联系人员）

（选择发送方式）

收到协作流程的人员，可直接点击所发送的内容，即可加入到协作流程当中。比如青咨中心就可以通过这种方式，将需要制作完成的图纸和文档发送给客户，给予客户批示、查阅等权限，以完成安全范围下的需求对接与阶段性成果交付。

2）多文档一键合并，协同作业更高效

青咨中心经常需要进行多人合作、拟写文档，为了让各人员协作更高效，会博通为青咨中心定制了多文档一键合并功能。

（不同的文档合并1）

该功能在工程咨询上的应用非常必要且广泛，比如工程师在拟写“可研报告”时，就可以很将各个部分的数据资料整合分析、以及呈现。比如在写标书的过程中，商务标和技术标是分开写的，这时，系统管理员就可以直接将不同的细分档案速合成为一个档案，提高工作效率。

（不同的文档合并2）

多文档合并功能，常常跟会博通的流程审批功能一起用。比如说我们将一个项目书拆分为几个部分来写，由A完成首部分、B完成第二部分、C完成第部分，不同的部分经过流程审批后，就可以直接合成一个文档。

3）规范化档案分类，档案管理更科学

此前，青咨中心的文档档案数量多、类型比较杂，若不经整理、单个存放，后续资料知识查找、利用会非常耗时。会博通文件、档案、知识一体化管理系统帮助企业进行可灵活规范分类归档；分类的模板可以灵活套用、不限制级次。

比如我们可以看到，青咨中心将部分不同类型档案分为了项目规划研究报告、投资机会、初可研研究报告及项目建设、可行性研究报告。在每一类档案下，又分别按照年代、专业、地区进行分类。这样分类后，不论是归档、还是查阅，都非常方面。

4）定制化表单，申请审批更便捷

会博通档案管理系统标配“审批流”功能。通过该功能，系统用户可直接通过线上填写申请表单，套用流程模板，直接进行借阅、采购、请假、项目申请等自动化办公应用。

（系统内置表单）

针对青咨中心的特定需求，会博通为其定制了产品过程监测记录、项目费用、业务承接审批、报告加印通知书、成果交付表等十五分定制表单。表单设置好后，用户线上审批更为顺畅、便捷；组织内部人员，直接通过表单填写内容，可以从源头上保证档案内容的规划性，从而减少返工、提高工作效率。

5）流程化审核借阅，档案利用更捷

会博通为青咨中心提供了高效的文档档案一体化搜索平台，系统用户直接通过系统关键词、组合关键词等，精准速定位文档档案；通过借阅流程，便可以现档案的物和电子的速借阅。

（流程化借阅）

会博通文件、档案、知识一体化管理系统当中的每一个功能其都不是单独的存在，各种功能结合起来，就会发挥更大的效果。比如我们上述提到的搜索平台+流程化功能，可以现档案的速借阅；外部链接分享+流程化功能+文档档案合并功能，可以现多人协作当中的资料整合需求。高效的现了一个平台二个管理体系。闭环管理业务应用。

“志存高远、服务发展、尚德崇智、锐意创新”。会博通系统顺利落地西宁，打开多赢局面，助力青海省工程咨询中心有限责任更加专注、专业、高效，现全面飞。

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